Privacy Beleid

1. Verantwoordelijke voor de Gegevensverwerking

Pransincav Golf Club, gevestigd te Golfweg 123, 3500 Hasselt, België, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke gegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke Gegevens Verzamelen Wij?

Wij verzamelen verschillende soorten informatie, afhankelijk van hoe u onze diensten gebruikt:

2.1 Persoonlijke Identificatiegegevens

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Postadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Nationaliteit

2.2 Golf-gerelateerde Gegevens

• Handicap informatie
• Lidmaatschapstype en -geschiedenis
• Deelname aan toernooien en evenementen
• Golfles geschiedenis
• Speelgeschiedenis en scores
• Voorkeursspeeltijden

2.3 Financiële Gegevens

• Bankgegevens voor automatische incasso
• Betalingsgeschiedenis
• Factuurgegevens
• BTW-nummer (indien van toepassing)

2.4 Technische Gegevens

• IP-adres
• Browser type en versie
• Besturingssysteem
• Toegangstijden en -datum
• Bezochte pagina's op onze website
• Cookie-informatie

3. Hoe Verzamelen Wij Uw Gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens op verschillende manieren:

3.1 Direct van U

• Bij registratie voor lidmaatschap
• Wanneer u zich inschrijft voor toernooien of evenementen
• Bij het boeken van golflessen
• Via contactformulieren op onze website
• Bij inschrijving voor onze nieuwsbrief
• Tijdens telefonische gesprekken
• Bij bezoek aan onze faciliteiten

3.2 Automatisch

• Via cookies en vergelijkbare technologieën
• Door uw gebruik van onze website
• Via onze reserveringssystemen
• Door beveiligingscamera's op ons terrein

3.3 Van Derde Partijen

• Van de Vlaamse Golf Federatie (handicap informatie)
• Van toernooi organisatoren
• Van partners voor gezamenlijke evenementen

4. Waarom Gebruiken Wij Uw Gegevens?

Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Lidmaatschap Beheer

• Verwerken van lidmaatschapsaanvragen
• Onderhouden van ledenregisters
• Communicatie over lidmaatschapszaken
• Toegangscontrole tot faciliteiten

4.2 Dienstverlening

• Reserveringen van starttijden
• Organiseren van golflessen
• Toernooi inschrijvingen en beheer
• Evenementen organiseren
• Catering en horeca diensten

4.3 Financieel Beheer

• Verwerken van betalingen
• Facturering
• Boekhouding
• Incasso van contributie

4.4 Communicatie

• Versturen van nieuwsbrieven
• Informatie over evenementen
• Beantwoorden van vragen
• Marketing communicatie (met toestemming)

4.5 Wettelijke Verplichtingen

• Belastingaangiften
• Verzekeringsclaims
• Rapportage aan toezichthouders
• Handhaving veiligheidsregels

5. Rechtsgrond voor Verwerking

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

5.1 Uitvoering van een Overeenkomst

Voor het leveren van diensten waarover wij met u hebben afgesproken, zoals lidmaatschap, golflessen, en toernooi deelname.

5.2 Gerechtvaardigd Belang

Voor doeleinden zoals:

• Verbeteren van onze diensten
• Netwerk- en informatiebeveiliging
• Voorkomen van fraude
• Direct marketing aan bestaande klanten

5.3 Toestemming

Voor marketing communicatie, cookies (waar vereist), en nieuwsbrieven.

5.4 Wettelijke Verplichting

Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals belastingwetten en veiligheidsregels.

6. Met Wie Delen Wij Uw Gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en altijd binnen de grenzen van de wet:

6.1 Binnen Onze Organisatie

Alleen medewerkers die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden.

6.2 Service Providers

• IT dienstverleners
• Boekhouders en administratiekantoren
• Marketing bureaus
• Betalingsverwerkers
• Website hosting providers

6.3 Golf Organisaties

• Vlaamse Golf Federatie
• European Golf Association
• Andere golfclubs (voor uitwisselingen)

6.4 Wettelijke Vereisten

• Belastingdienst
• Toezichthouders
• Rechtbanken (bij gerechtelijke bevelen)
• Politie (bij opsporingsonderzoek)

7. Internationale Overdrachten

Uw persoonlijke gegevens worden hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In gevallen waarbij gegevens buiten de EER worden overgedragen, zorgen wij voor adequate bescherming door:

• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
• Standaard contractuele clausules
• Binding Corporate Rules
• Certificeringen zoals Privacy Shield (waar van toepassing)

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

8.1 Lidmaatschapsgegevens

Gedurende uw lidmaatschap en 7 jaar na beëindiging voor administratieve en juridische doeleinden.

8.2 Financiële Gegevens

7 jaar na de laatste transactie conform fiscale wetgeving.

8.3 Marketing Gegevens

Tot u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt, met een maximum van 3 jaar inactiviteit.

8.4 Website Analytics

Maximaal 26 maanden conform privacy wetgeving.

8.5 Beveiligingsbeelden

Maximaal 30 dagen, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden.

9. Beveiliging van Uw Gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonlijke gegevens zeer serieus en hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen:

9.1 Technische Maatregelen

• SSL/TLS encryptie voor website verkeer
• Versleuteling van opgeslagen gegevens
• Regular security updates en patches
• Firewalls en intrusion detection systemen
• Regular backups met encryptie

9.2 Organisatorische Maatregelen

• Toegangscontrole op basis van "need to know"
• Regular training van medewerkers
• Confidentialiteitsovereenkomsten
• Incident response procedures
• Regular security audits

10. Uw Rechten

Onder de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten betreffende uw persoonlijke gegevens:

10.1 Recht op Informatie

U heeft het recht om te weten hoe wij uw gegevens verwerken (dit privacy beleid).

10.2 Recht op Inzage

U kunt een kopie opvragen van de persoonlijke gegevens die wij van u hebben.

10.3 Recht op Rectificatie

U kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.

10.4 Recht op Wissing

In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om uw gegevens te laten wissen.

10.5 Recht op Beperking

U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten.

10.6 Recht op Dataportabiliteit

U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen om over te zetten naar een andere dienstverlener.

10.7 Recht van Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.

10.8 Rechten Betreffende Geautomatiseerde Besluitvorming

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profiling.

11. Hoe Kunt U Uw Rechten Uitoefenen?

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mail: [email protected]
• Telefoon: +3285380953
• Post: Pransincav Golf Club, t.a.v. Privacy Officer, Golfweg 123, 3500 Hasselt

Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met maximaal 60 dagen verlengen.

12. Klachten

Als u niet tevreden bent over hoe wij met uw persoonlijke gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij:

13. Cookies en Tracking

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij naar ons Cookie Beleid.

14. Wijzigingen in Dit Privacy Beleid

Wij kunnen dit privacy beleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of toepasselijke wetgeving te reflecteren. Belangrijke wijzigingen zullen wij communiceren via:

• Een kennisgeving op onze website
• E-mail aan onze leden
• Post voor belangrijke wijzigingen

15. Contact

Voor vragen over dit privacy beleid of onze verwerkingspraktijken kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer: